1. Cine suntem
SmartForm este un serviciu software operat de PET NOVA SRL, cu sediul în Sat Hințești, Comuna Moșoaia, Str. Principală nr. 203C, Județ Argeș, cod poștal 117509, România, CUI 53066944, nr. Registrul Comerțului J2025095351006.
Ne puteți contacta pentru orice întrebare privind datele personale la info@petnova.ro.
2. Ce date procesăm
În funcție de funcțiile activate, putem procesa următoarele categorii:
- date despre comerciant și magazin: nume, adresă de e-mail, domeniu Shopify, identificatori de magazin și configurări;
- date necesare comenzilor: nume, telefon, e-mail, adresă, cod poștal, produse, valori și metoda de plată;
- date despre integrări: identificatori Shopify, Meta Business, WABA și număr WhatsApp, permisiuni și tokenuri criptate;
- date despre mesaje: identificatori de mesaje, stări de livrare, răspunsuri la butoane și preferințe STOP/START;
- date tehnice și de securitate: marcaje temporale, tip de dispozitiv, erori și identificatori tehnici minimizați sau pseudonimizați.
În modul WhatsApp Business App Coexistence, endpointul poate primi tranzitoriu evenimente de sincronizare a contactelor, istoric sau ecouri ale mesajelor. SmartForm nu le folosește pentru a executa acțiuni asupra comenzilor, nu tratează mesajele istorice ori ecourile ca STOP/START și nu păstrează durabil conținutul acestor fluxuri atunci când nu este necesar produsului.
SmartForm nu solicită parolele conturilor Shopify, Facebook sau WhatsApp și nu solicită transmiterea codurilor OTP prin e-mail sau către echipa noastră.
3. De unde provin datele
Primim date direct de la comerciant când configurează serviciul, de la client când completează formularul public al magazinului și de la platformele conectate — în principal Shopify, Meta/WhatsApp și procesatorul de plată selectat — prin API-uri și webhook-uri autorizate.
4. Scopuri și temeiuri juridice
- Furnizarea serviciului comerciantului — executarea contractului sau demersuri precontractuale: configurarea contului, formularelor, comenzilor și suportului.
- Procesarea datelor clientului magazinului — la instrucțiunile documentate ale comerciantului, care stabilește temeiul juridic și scopul în calitate de operator.
- Securitate și prevenirea abuzului — interesul nostru legitim de a proteja serviciul, comercianții, clienții și canalele conectate împotriva fraudei, accesului neautorizat și duplicatelor.
- Obligații legale — păstrarea documentelor și răspunsul către autorități sau persoanele vizate atunci când legea ne obligă.
- Comunicări solicitate direct — demersuri precontractuale sau consimțământ, după natura solicitării.
SmartForm folosește WhatsApp pentru confirmări operaționale de tip Utility, nu pentru a transforma consimțământul de comandă într-un acord de marketing. Comerciantul trebuie să respecte separat temeiul aplicabil mesajului și cerințele WhatsApp privind opt-in-ul. Clientul poate opri mesajele viitoare prin STOP/OPRIRE/DEZABONARE și poate reveni numai printr-un START valid.
5. Cui putem transmite datele
Datele sunt transmise doar furnizorilor necesari funcției utilizate, în limita rolului acestora: Shopify pentru magazin și comenzi, Meta/WhatsApp pentru mesagerie, Railway și furnizori de hosting/CDN și securitate, Resend pentru e-mail tranzacțional și SmartPay ori alt procesator activat de comerciant pentru plată.
Furnizorii acționează potrivit propriilor condiții și politici. Nu vindem date personale și nu folosim conținutul comenzilor pentru publicitate proprie.
Relația de împuternicit dintre SmartForm și comerciant este detaliată în Acordul privind prelucrarea datelor.
6. Transferuri internaționale
Unii furnizori tehnologici pot procesa date în afara Spațiului Economic European. În aceste situații folosim mecanismele disponibile conform legislației aplicabile, precum decizii de adecvare sau clauze contractuale standard, împreună cu măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Puteți solicita informații despre garanțiile aplicabile și, când este disponibilă legal, o copie redactată a acestora la adresa noastră de contact.
7. Cât timp păstrăm datele
Păstrăm datele contului comerciantului cât timp serviciul este activ și pe perioada necesară închiderii operaționale, soluționării disputelor sau respectării obligațiilor legale.
Datele tranzitorii folosite pentru confirmarea sau recuperarea unei comenzi sunt șterse ori redactate la împlinirea termenelor operaționale configurate, în mod obișnuit în cel mult 90 de zile. Identificatorii tehnici minimali pot fi păstrați mai mult atunci când sunt necesari pentru audit, securitate sau prevenirea duplicatelor.
Tokenurile de integrare sunt păstrate criptat cât timp conexiunea este activă. La deconectare, ele sunt păstrate numai până la confirmarea rezultatului extern sau soluționarea manuală a unei stări neclare, apoi sunt redactate. Logurile tehnice evită în mod intenționat conținutul brut al comenzilor și sunt supuse ciclurilor operaționale ale aplicației și furnizorilor.
Preferințele WhatsApp de tip STOP pot fi păstrate sub formă pseudonimizată atât timp cât este necesar pentru a nu contacta din nou persoana fără o reactivare validă. Copiile de siguranță sunt suprascrise potrivit ciclurilor furnizorului și nu sunt restaurate în producție pentru a reactiva date șterse. Documentele financiar-contabile se păstrează conform termenelor prevăzute de lege.
8. Cum protejăm datele
Aplicăm control al accesului, criptare pentru credențiale și date sensibile, separarea logică a comercianților, verificarea semnăturilor webhook, limitarea solicitărilor și proceduri de eliminare a datelor.
Niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. Dacă identificăm un incident care produce un risc relevant, aplicăm procedurile legale de evaluare și notificare.
9. Drepturile dumneavoastră
În condițiile GDPR, puteți solicita accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea sau vă puteți opune anumitor prelucrări. Atunci când datele provin dintr-un magazin care folosește SmartForm, vă recomandăm să contactați mai întâi acel magazin, deoarece el stabilește scopul prelucrării.
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare. Pentru WhatsApp, instrucțiunile STOP/START sunt explicate mai sus.
Puteți transmite și o solicitare la info@petnova.ro. Pentru detalii, consultați pagina Ștergerea datelor. Aveți și dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP.
10. Actualizări
Putem actualiza această politică atunci când serviciul, furnizorii sau cerințele legale se schimbă. Versiunea curentă și data actualizării sunt publicate permanent pe această pagină.